Regulamin ESOP - co musi zawierać?

---

Dlaczego regulamin ESOP to najważniejszy dokument programu?

„Przyznałem 5 pracownikom opcje. Każdy ma umowę, wszystko zapisane. Po roku jeden odchodzi do konkurencji. Pytanie: Czy traci opcje? Odpowiedź: Nie, wiem, gdyż nie ma tego w umowie"

To częsty scenariusz w startupach które wdrażają ESOP bez odpowiedniego przygotowania i wsparcia prawnego – umowy opcyjne bez solidnego regulaminu.

Konsekwencje:

• Spory o warunki (co się dzieje przy odejściu?)
• Niejasności podatkowe (kiedy opcje są opodatkowane?)
• Problemy przy due diligence (inwestor: „Nie ma regulaminu? Red flag.")

Regulamin ESOP to fundament – dokument który:

• Definiuje zasady programu dla WSZYSTKICH beneficjentów
• Chroni firmę przed sporami i konfliktami
• Jest wymagany przez fundusze VC przy due diligence

W tym przewodniku dowiesz się co musi zawierać regulamin, czym różni się od umowy przyznania opcji i jakie klauzule są konieczne.

---

Struktura dokumentacji ESOP

Program opcyjny składa się z 3 poziomów dokumentów. Każdy pełni inną funkcję i jest niezbędny dla prawidłowego funkcjonowania programu:

Poziom 1: Regulamin Programu (Plan Document)

Co to jest:

• Ogólny dokument definiujący zasady ESOP dla wszystkich
• „Konstytucja" programu – wiąże wszystkich beneficjentów

Zawiera:

• Cele programu i definicje (opcja, vesting, cliff, good/bad leaver, FMV)
• Wielkość puli opcji (liczba i % fully diluted)
• Kryteria kwalifikacji i przyznawania opcji
• Standardowy vesting schedule (4 lata + 1 rok cliff)
• Zasady good/bad leaver z konkretnymi scenariuszami
• Procedury (grant, exercise, transfer, ROFR)
• Postanowienia o drag-along/tag-along

Poziom 2: Umowa Przystąpienia (Option Grant Agreement)

Co to jest:

• Indywidualna umowa między firmą a beneficjentem
• Odnosi się do Regulamiu („Uczestnik akceptuje warunki Regulaminu ESOP")

Zawiera:

• Liczba przyznanych opcji
• Strike price (cena wykonania)
• Data przyznania (grant date)
• Indywidualny vesting schedule (jeśli inny niż standardowy)
• Harmonogram vestingu z datami
• Podpis beneficjenta (akceptacja warunków)

Poziom 3: Umowy dodatkowe (Ancillary Agreements)

Co to jest:

• Klauzule ochronne – często jako załączniki do umowy przystąpienia

Zawiera:

• Non-compete (zakaz konkurencji) – uwaga: w umowie o pracę wymaga rekompensaty min. 25% (art. 101² KP)
• NDA (poufność) – ochrona informacji poufnych, know-how, IP
• Non-solicitation (zakaz podkupywania pracowników/klientów)
• IP assignment (przeniesienie praw autorskich do utworów pracowniczych)

---

Co musi zawierać Regulamin ESOP? (Checklist)

§ 1. Postanowienia ogólne

✅ Nazwa programu

• Przykład: „Motywacyjny Program Opcyjny dla Pracowników i Współpracowników [Nazwa Spółki] Sp. z o.o."

✅ Cel programu

„Program ma na celu motywowanie, retencję i nagradzanie kluczowych osób które budują wartość Spółki poprzez umożliwienie im nabycia akcji/udziałów w przyszłości."

✅ Definicje

• Opcja, Uczestnik, Spółka, Vesting, Cliff, Good/Bad Leaver, Strike Price, FMV, Exercise, itp.
• Precyzyjne definicje unikają sporów

---

§ 2. Pula opcji

✅ Wielkość puli

• Liczba opcji w puli (np. 150 000)
• % fully diluted (np. 15%)

✅ Możliwość powiększenia

„Pula może być powiększona uchwałą Wspólników. Powiększenie rozwadnia wszystkich akcjonariuszy proporcjonalnie."

✅ Niewykorzystane opcje

„Opcje które nie zostały przyznane lub wróciły do puli (np. po odejściu bad leavera) mogą być ponownie przyznane."

---

§ 3. Beneficjenci (kto może dostać opcje)

✅ Kryteria kwalifikacji

„Uczestnikami Programu mogą być: a) Pracownicy Spółki zatrudnieni na podstawie umowy o pracę b) Członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej c) Współpracownicy (umowa B2B) świadczący usługi kluczowe dla Spółki d) Advisorzy i doradcy strategiczni"

✅ Kto decyduje o przyznaniu

„Decyzję o przyznaniu opcji podejmuje Zarząd (dla pracowników) lub Wspólnicy (dla Zarządu). Wymagana uchwała pisemna."

✅ Kryteria przyznawania

• Stanowisko, staż, kluczowość dla firmy
• Indywidualny wkład w rozwój

---

§ 4. Vesting i cliff

✅ Standardowy vesting

„Opcje nabywane stopniowo (vesting) przez 4 lata, liniowo (miesięcznie)."

✅ Cliff

„Pierwsza transza (25%) nabywana po upływie 12 miesięcy (cliff). Jeśli Uczestnik odejdzie przed cliff – traci wszystkie opcje."

✅ Możliwość indywidualnych harmonogramów

„W uzasadnionych przypadkach Zarząd może ustalić inny harmonogram (np. 3 lata dla advisorów)."

---

§ 5. Strike price (cena wykonania)

✅ Metoda ustalania

„Strike price ustalany jako FMV (Fair Market Value) w dniu przyznania opcji. FMV = cena z ostatniej rundy finansowania lub wycena niezależnego rzeczoznawcy."

✅ Zamrożenie strike

„Strike price ustalony przy przyznaniu nie ulega zmianie (frozen)."

✅ Możliwość repricing

„W wyjątkowych przypadkach (down round, restrukturyzacja) Wspólnicy mogą obniżyć strike dla wszystkich opcji (repricing)."

---

§ 6. Wykonanie opcji (exercise)

✅ Kiedy można wykonać

„Uczestnik może wykonać nabyte opcje: a) Po upływie okresu vestingu b) W terminie 30-90 dni od odejścia (good leaver) c) Przy trigger events (exit, IPO)"

✅ Procedura

„Wykonanie wymaga: a) Pisemnego zgłoszenia do Spółki b) Wpłaty kwoty = liczba opcji × strike price c) Podpisania dokumentów korporacyjnych (uchwały, umowy)"

✅ Forma płatności

„Płatność przelewem na rachunek Spółki. Opcje wykonywane po wpłacie środków."

---

§ 7. Good Leaver vs Bad Leaver

✅ Definicje (szczegółowe i wyczerpujące!)

✅ Konsekwencje szczegółowe

Good Leaver:

„Uczestnik uznany za Good Leavera: a) Zachowuje wszystkie nabyte opcje b) Traci nienabyte opcje (vesting zatrzymany) c) Ma 90 dni na wykonanie nabytych opcji (exercise window) d) Spółka ma prawo pierwokupu (call option) akcji nabytych po FMV"

Bad Leaver:

„Uczestnik uznany za Bad Leavera: a) Traci WSZYSTKIE opcje (nabyte i nienabyte) b) Spółka może wykupić akcje nabyte wcześniej po cenie nominalnej (nie FMV) c) Brak prawa do żadnych świadczeń z Programu"

✅ Procedura kwalifikacji

„Decyzję o kwalifikacji Good/Bad Leaver podejmuje Zarząd w formie uchwały w terminie 14 dni od odejścia. Uczestnikowi przysługuje prawo odwołania do Rady Nadzorczej (jeśli istnieje) lub do sądu."

---

§ 8. Prawa głosu i dywidendy

✅ Przed wykonaniem opcji

„Uczestnik nie ma prawa głosu ani dywidendy (opcja = tylko prawo, nie własność)."

✅ Po wykonaniu opcji

„Uczestnik staje się akcjonariuszem z pełnymi prawami (głos, dywidendy) zgodnie z klasą akcji."

✅ Klasa akcji

„Opcje wykonywane na akcje zwykłe (ordinary shares) bez uprzywilejowania."

---

§ 9. Drag-along i tag-along

✅ Drag-along (przymusowa sprzedaż)

„Jeśli Wspólnicy reprezentujący minimum 75% głosów zdecydują o sprzedaży Spółki, Uczestnicy (którzy wykonali opcje) są zobowiązani sprzedać swoje akcje na tych samych warunkach."

✅ Tag-along (prawo dołączenia)

„Jeśli Wspólnicy większościowi sprzedają swoje akcje, Uczestnicy mają prawo sprzedać swoje akcje na tych samych warunkach (pro-rata)."

✅ Dlaczego to ważne

• Drag-along: Chroni przed sytuacją gdzie exit zablokowany przez drobnych akcjonariuszy (ex-employees)
• Tag-along: Chroni pracowników przed pozostawieniem z nowym właścicielem

---

§ 10. Transfer i zbywanie opcji

✅ Zakaz transferu opcji

„Opcje są nietransferowalne (non-transferable). Uczestnik nie może sprzedać, podarować ani zastawić opcji."

✅ Transfer akcji (po wykonaniu)

„Akcje nabyte przez wykonanie opcji mogą być zbyte tylko za zgodą Spółki (right of first refusal - ROFR)."

✅ ROFR

„Przed sprzedażą akcji osobie trzeciej, Uczestnik musi zaoferować Spółce/Wspólnikom wykup po tej samej cenie."

---

§ 11. Trigger events (akceleracja, exit)

✅ Akceleracja vestingu

„Przy exit (M&A, IPO) lub zmianie kontroli (change of control): 100% opcji nabywanych jest natychmiastowo (single-trigger acceleration)."

✅ Wypłata przy exit

„Uczestnik może wykonać wszystkie nabyte opcje przed zamknięciem transakcji lub sprzedać akcje nabyte razem z innymi wspólnikami (cashless exercise)."

---

§ 12. Zmiany w programie

✅ Kto może zmienić regulamin

„Zmiany w Regulaminie wymagają uchwały Wspólników (większość 75%). Zmiany niekorzystne dla Uczestników wymagają ich zgody."

✅ Zakończenie programu

„Spółka może zakończyć Program w każdej chwili. Już przyznane opcje pozostają ważne zgodnie z pierwotnymi warunkami."

---

§ 13. Aspekty podatkowe

✅ Disclaimer podatkowy

„Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe związane z opcjami. Spółka nie udziela porad podatkowych. Uczestnik zobowiązany skonsultować się z doradcą podatkowym."

✅ Obowiązki informacyjne Spółki

„Spółka poinformuje Uczestnika o: a) Potencjalnych obowiązkach podatkowych przy przyznaniu, wykonaniu i sprzedaży akcji b) Warunkach kwalifikacji do odroczonego opodatkowania (art. 24 ust. 11-12b ustawy o PIT) c) Różnicach podatkowych między umową o pracę a B2B"

✅ Kwalifikacja do odroczonego opodatkowania

„Program został zaprojektowany zgodnie z wymogami art. 24 ust. 11-12b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, umożliwiając kwalifikującym się Uczestnikom odroczenie opodatkowania do momentu sprzedaży akcji."

---

§ 14. Postanowienia końcowe

✅ Prawo właściwe

„Regulamin regulowany polskim prawem."

✅ Rozstrzyganie sporów

„Spory rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Spółki lub arbitraż (jeśli strony się zgodzą)."

✅ Kontakt

„Pytania i zgłoszenia: [email ESOP administrator]"

---

Klauzule ochronne – non-compete, NDA, non-solicitation

Oprócz regulaminu ESOP, większość firm wymaga dodatkowych klauzul ochronnych. Ich skuteczność zależy od prawidłowego sformułowania zgodnego z polskim prawem.

1. Non-compete (zakaz konkurencji)

Cel: Pracownik nie może zakładać konkurencyjnej firmy ani pracować dla konkurenta.

Typowa klauzula:

„Uczestnik zobowiązuje się nie konkurować ze Spółką przez okres 12 miesięcy od odejścia. Konkurencja oznacza: a) Zakładanie działalności konkurencyjnej b) Pracę dla bezpośredniego konkurenta c) Świadczenie usług konkurencyjnych d) Posiadanie udziałów/akcji w podmiocie konkurencyjnym (powyżej 5%)"

Ważne różnice:

| Typ umowy | Wymóg rekompensaty | Podstawa prawna | |-----------|-------------------|-----------------| | Umowa o pracę (w trakcie) | Nie | Art. 101¹ KP | | Umowa o pracę (po ustaniu) | Tak, min. 25% | Art. 101² KP | | Umowa B2B | Nie (ale zalecane) | Kodeks cywilny |

2. NDA (non-disclosure agreement – poufność)

Cel: Pracownik nie może ujawniać tajemnic firmowych.

Typowa klauzula:

„Uczestnik zobowiązuje się nie ujawniać informacji poufnych Spółki (IP, know-how, dane klientów, strategie) osobom trzecim. Obowiązek bezterminowy (także po odejściu)."

3. Non-solicitation (zakaz podkupywania)

Cel: Pracownik nie może zabierać zespołu ani klientów.

Typowa klauzula:

„Uczestnik zobowiązuje się przez 12 miesięcy od odejścia nie: a) Rekrutować pracowników Spółki do konkurencyjnej firmy b) Kontaktować klientów Spółki w celu przeniesienia biznesu"

---

Template: Minimalna struktura Regulaminu ESOP

REGULAMIN
MOTYWACYJNEGO PROGRAMU OPCYJNEGO
[Nazwa Spółki] Sp. z o.o.

§ 1. Postanowienia ogólne
1.1 Nazwa programu
1.2 Cel programu
1.3 Definicje

§ 2. Pula opcji
2.1 Wielkość puli
2.2 Możliwość powiększenia
2.3 Niewykorzystane opcje

§ 3. Beneficjenci
3.1 Kto może otrzymać opcje
3.2 Kryteria kwalifikacji
3.3 Procedura przyznawania

§ 4. Vesting i cliff
4.1 Standardowy harmonogram (4 lata, 1 rok cliff)
4.2 Możliwość indywidualnych harmonogramów
4.3 Wstrzymanie vestingu (sick leave, etc.)

§ 5. Strike price
5.1 Metoda ustalania (FMV)
5.2 Zamrożenie strike

§ 6. Wykonanie opcji
6.1 Procedura exercise
6.2 Termin i forma płatności
6.3 Wydanie akcji

§ 7. Good Leaver vs Bad Leaver
7.1 Definicje szczegółowe
7.2 Konsekwencje dla każdej kategorii
7.3 Procedura decyzyjna

§ 8. Prawa akcjonariuszy
8.1 Prawa głosu i dywidendy
8.2 Klasa akcji
8.3 Drag-along i tag-along

§ 9. Transfer
9.1 Zakaz transferu opcji
9.2 ROFR dla akcji
9.3 Wyjątki (estate planning)

§ 10. Trigger events
10.1 Exit, IPO, change of control
10.2 Akceleracja vestingu
10.3 Cashless exercise

§ 11. Zmiany i zakończenie
11.1 Procedura zmian
11.2 Zakończenie programu
11.3 Grandfathering (ochrona istniejących opcji)

§ 12. Postanowienia końcowe
12.1 Prawo właściwe
12.2 Rozstrzyganie sporów
12.3 Kontakt

Załączniki:
A. Formularz Grant Agreement
B. Formularz Exercise Notice
C. Klauzule ochronne (NDA, non-compete, non-solicitation)

---

Najczęstsze błędy w regulaminach ESOP

---

Masz regulamin – i co dalej?

Załóżmy, że masz już profesjonalny regulamin ESOP. Prawnik go przygotował, wspólnicy zatwierdzili, wszystko zgodne z KSH. Gratulacje – masz fundament.

Ale teraz zaczyna się prawdziwa praca:

Miesiąc 1: Przyznajesz opcje 8 pracownikom. Każdy ma inną datę grantu, inną liczbę opcji. Tworzysz Excel.

Miesiąc 6: Dwóch pracowników odchodzi – jeden good leaver, jeden bad leaver. Musisz przeliczyć ich nabyte opcje, zaktualizować cap table, przygotować dokumenty.

Miesiąc 12: Cliff mija dla pierwszej grupy. 25% opcji staje się nabytymi. Aktualizujesz Excel, ale czy na pewno dobrze? Inwestor pyta o aktualny cap table fully diluted.

Miesiąc 18: Nowa runda finansowania. Due diligence. Inwestor chce zobaczyć: kto ma ile opcji, jaki % puli jest wykorzystany, symulacje rozwodnienia. Twój Excel ma 47 zakładek i nikt nie wie która jest aktualna.

---

Podsumowanie

Regulamin ESOP to fundament programu opcyjnego. Dobrze napisany regulamin chroni firmę przed sporami, jest sprawiedliwy dla pracowników i spełnia wymagania inwestorów przy due diligence.

Zapamiętaj kluczowe zasady:

1. Regulamin = ogólne zasady, Grant Agreement = szczegóły dla konkretnej osoby – oba dokumenty konieczne

2. Jasne definicje good/bad leaver to must-have – unikaj sporów przy odejściach, wylicz konkretne scenariusze

3. Klauzule ochronne (non-compete, NDA, non-solicitation) to standard 90% programów – pamiętaj o wymogu rekompensaty z art. 101² KP dla umów o pracę

4. Konsultuj z prawnikiem – regulamin ESOP to dokument prawny regulowany KSH, KC i KP (nie kopiuj z internetu!)

Przed wdrożeniem ESOP zainwestuj w profesjonalnie napisany regulamin – to ochrona warta kilkukrotnie więcej niż koszt prawnika.

---

Często zadawane pytania

Q: Czy mogę użyć szablonu regulaminu z internetu?

A: Nie rekomendujemy. Szablony to dobry punkt wyjścia, ale każdy program powinien być dostosowany do specyfiki firmy (forma prawna, cele, branża). Regulamin ESOP to dokument prawny regulowany przez KSH, Kodeks cywilny i prawo pracy – konsultuj z prawnikiem specjalizującym się w programach motywacyjnych.

Q: Czy regulamin musi być zatwierdzony przez wspólników?

A: Tak. Zgodnie z art. 393 pkt 6 KSH, emisja warrantów subskrypcyjnych (podstawa ESOP w S.A./P.S.A.) wymaga uchwały Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy. W sp. z o.o. analogicznie – Zgromadzenie Wspólników musi podjąć uchwałę o utworzeniu programu i określeniu wielkości puli.

Q: Czy mogę zmienić regulamin po przyznaniu opcji?

A: Tak, ale zmiany niekorzystne dla beneficjentów (np. wydłużenie vestingu, nowe klauzule bad leaver, zmiana definicji good leaver) wymagają ich pisemnej zgody. Zmiany korzystne lub neutralne (np. dodanie tag-along, zwiększenie puli) = uchwała wspólników zgodnie z procedurą określoną w regulaminie.

Q: Czy beneficjent musi podpisać regulamin?

A: Beneficjent podpisuje Grant Agreement (Umowę Przystąpienia), która odnosi się do regulaminu („Uczestnik oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem ESOP i akceptuje jego warunki"). Regulamin sam w sobie nie wymaga podpisu każdego beneficjenta – to dokument spółki przyjęty uchwałą.

Q: Czy współpracownicy B2B mogą korzystać z odroczonego opodatkowania?

A: Nie. Zgodnie z art. 24 ust. 11-12b ustawy o PIT, odroczenie opodatkowania do momentu sprzedaży akcji dotyczy wyłącznie osób fizycznych zatrudnionych na umowę o pracę lub pełniących funkcję w organach spółki. Współpracownicy B2B płacą podatek już przy wykonaniu opcji (przychód = różnica między FMV a strike price).

---

Powiązane artykuły

• ESOP od podstaw – czym jest akcjonariat pracowniczy? – Wprowadzenie do programów opcyjnych
• Vesting i cliff – Mechanizmy czasowe ESOP

---

Zastrzeżenie prawne:

Ten artykuł ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Regulamin ESOP to dokument prawny regulowany polskim prawem, w szczególności:

• Kodeksem spółek handlowych (KSH) – art. 393, 453 dot. warrantów subskrypcyjnych
• Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) – art. 24 ust. 11-12b dot. programów motywacyjnych
• Kodeksem pracy (KP) – art. 101¹-101² dot. zakazu konkurencji
• Kodeksem cywilnym (KC) – zasady ogólne umów

Stan prawny: styczeń 2026. Przed wdrożeniem programu motywacyjnego skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w ESOP i doradcą podatkowym.

---